Наявність працівників певних професій обумовлена необхідністю отримати своєчасну та якісну послугу, дотриманням системи контроля якості, стислими термінами на постачання, пов’язаним з цим комплексом бухгалтерських, складських, навантажувальних-розвантажувальних робіт та доставкою.
Долучення підрядників та інших партнерів жодним чином не суперечить тендерній документації. Повний цикл на підприємстві будь якої форми власності та відповідно до нормам системи контроля якості включає етапи, які повинні контролювати компетентні особи (на деяких ділянках з певною освітою, на певних, з досвідом роботи): аналіз ринку виробників/постачальників, вибор підприємства-постачальника, комунікація, обмін юридичними та бухгалтерськими документами, отримання зразків продукції та сертифікатів, за необхідності, перевірка в акредитованій лабораторії, заключення договорів постачання, замовлення продукції або сировини для її виробництва, етап приймання продукції/сировини, перевірка продукції (кількість, цілісність, терміни придатності, супровідна документація), переміщення по складу, розвантаження, завантаження, контроль температурних показників, контроль санітарних умов, проведення медичного огляду, заповнення журналів, контроль та ведення розрахунків з постачальниками, формування вихідної бухгалтерської документації, формування пакету документів клієнту (товаро-транспортні накладні, сертифікати, договори, акти звірки, специфікації, тощо), ведення бухгалтерського обліку, участь в публічних закупівлях (оскільки більшість закупівель за державні кошти проходить через систему PROZORRO), аналіз об’яв на площадках, їх систематизація, формування пакетів документів, подача, участь в аукціонах, замовлення документів в державних органах, контроль термінів, підписання документів, робота з банком (отримання/перерахування грошових коштів, замовлення та отримання документів, тощо), доставка продукції клієнту, розвантажувально-завантажувальні роботи, перевірки товару та документів при передачі товару, обслуговування транспортного/транспортних засобів, утримання транспорту в належних санітарних нормах (мийка, санітарна обробка), тощо. Відповідно, на всі ці об’єктивні та необхідні етапи мають бути затрачені певні людино-години, майже всі етапи безпосередньо пов’язані з обігом продукції та мають проводитись компетентними співробітниками/співробітником, з дотриманням норм безпеки та контролю потенційних критичних точок. Відповідно не має бути співробітників, які не несуть відповідальності, не мають медичних дозволів/документів на будь-якому з ланцюжків схеми обігу продукції, що в майбутньому потрапить до навчального закладу з дітьми та підлітками.
Залучення незалежної державної або приватної контролюючої організації, яка підтверджує свою участь сертифікатом, актом, тощо, замовник вважає доцільним, оскільки згідно закону, оператор ринку самостійно визначає рівень та кількість критичних точок, самостійно контролює умови та визначаю міру власної відповідальності. В даному випадку мова йде про постачання продуктів харчування до закладів освіти, в яких навчаються зокрема, соціально не захищені діти, замовник вважає за необхідне підняття рівня відповідальності та контролю якості отриманої послуги. Доцільним та необхідним є встановлення всього ланцюжка обігу товару та причетних до нього осіб та допомога/контроль акредитованої організації, співробітники якої проходять постійне навчання та мають багатий досвід, та яка спеціалізується на додержанні певних норм та правил, на відміну від приватних організацій, основним напрямком яких є суто постачання продукції клієнту та не дивлячись на всі їх зусилля та наміри, вони об’єктивно можуть не знати та не контролювати певні критичні елементи ланцюжка постачанню.
Використання будь-яких приміщень придатних для обігу продуктів харчування, про що будуть свідчити – експлуатаційний дозвіл/реєстрація потужностей, наявність спеціалізованого обладнання для зберігання та обігу харчової продукції, акти по дезінсекцій, дератизації, тощо, вважається допустимим та не суперечить вимогам замовника.
Ще