Звернення та відповіді по закупівлі Перетворення архівних матеріалів Національного Технічного Університету «Харківський Політехнічний Інститут» в електронний (цифровий) вигляд UA-2020-10-09-003473-b на Zakupivli.Pro

Уточнення положень Технічного завдання

Є відповідь

12 жовт. 2020 13:05

Технічне завдання п.3 Вихідних даних не містить інформації про кількість аркушів та/або сторінок архівних справ, що підлягаються оцифруванню. Наприклад: кількість сторінок аркушів може бути 20 або 200, відповідного до цього, вартість послуги зі сканування може відрізнятися на порядок. Пропонуємо доповнити Технічне завдання п.3 Вихідних даних відповідними даними щодо кількості аркушів/сторінок.

Відповідь:

15 жовт. 2020 14:43

Дослідивши питання, Замовник повідомляє, що відповідно до умов пункту п.3.3 Тендерної документації, орієнтовна кількість справ, які містять інформацію та підлягають переведенню в електронний (цифровий) вигляд, складатиме 25313 шт., з них: справи 1 типу–58 %, що становить14681 справ .; справи 2 типу–31 %, що становить 7847 справ,. : справи 3 типу–7 %, що становить1771 справ .; справи 4 типу–4 %, що становить 1014 справ . Архівна документація містить атестати, контрольні роботи, залікові книжки , студентські квитки , перепустки , трудові книжки, особисті листи з обліку кадрів, наукові статті, тощо . Усі архівні матеріали містять документи з радянських часів, 1990 років, склад яких не був визначений законодавством. Облік документацій архівних матеріалів , які включені до Національного Технічного Університету «Харківський Політехнічний Інститут» в розрізі форматів аркушів не ведеться. Таблиця 1 Технічного завдання «Стан та опис документів» містить вичерпну інформацію щодо орієнтовного відсотку документів формату А4, А3 та А2. Так, відповідно до п. 1 Таблиці 1, Справи містять сторінки до формату А4, формату А4 та аркуші формату А3 (10-15% від 1 типу справ), також в справах присутня калька, старі листи, пожовклі та ветхі листи, листи з пошкодженими краями (1-3% всієї типу справи). Відповідно до п. 2 Таблиці 1, Справи містять сторінки до формату А4, формату А4, сторінки до формату А3, формату А3, присутня калька, старі листи, пожовклі та ветхі листи, листи з загасаючим текстом (5-10% всієї типу справи). Відповідно до п. 3 Таблиці 1, Справи містять ветхі та пожовклі документи, аркуші форматом до А2, присутня калька, старі листи які містять розриви країв аркушів, листи з загасаючим текстом (30% від загальної кількості аркушів). Відповідно до п. 4 Таблиці 1, Справи містять ветхі та пожовклі документи, що складаються з старих листів які містять розриви країв аркушів і кальки або листів з загасаючим текстом (калька - 80% від загальної кількості). Таким чином, при аналізі вихідних даних, які містяться у Таблиці 1 Технічного завдання, Учасник в змозі отримати необхідну йому інформацію щодо орієнтовного відсотку документів формату А4, А3 та А2 в повному обсязі. … Ще

Уточнення вимог Технічного завдання

Є відповідь

12 жовт. 2020 13:06

Таблиця 1 Технічного завдання п.3 Вихідних даних тільки для Типу 1архівної справи визначає відсоток аркушів документів формату А4 і А3. Для інших типів архівних справ така інформація відсутня. Оскільки витрати на сканування сторінок документів суттєво відрізняються в залежності від форматів і вимагають використання відповідного обладнання, пропонуємо доповнити Таблицю 1 Технічного завдання п.3 Вихідних даних в частині кількості аркушів та/або сторінок в справі, а також співвідношення форматів А2, А3, А4 в справі. … Ще

Відповідь:

15 жовт. 2020 14:45

Дослідивши питання, Замовник повідомляє, що відповідно до умов пункту п.3.3 Тендерної документації, орієнтовна кількість справ, які містять інформацію та підлягають переведенню в електронний (цифровий) вигляд, складатиме 25313 шт., з них: справи 1 типу–58 %, що становить14681 справ .; справи 2 типу–31 %, що становить 7847 справ, : справи 3 типу–7 %, що становить1771 справ .; справи 4 типу–4 %, що становить 1014 справ . Архівна документація містить атестати, контрольні роботи, залікові книжки , студентські квитки , перепустки , трудові книжки, особисті листи з обліку кадрів, наукові статті, тощо . Усі архівні матеріали містять документи з радянських часів, 1990 років, склад яких не був визначений законодавством. Облік документацій архівних матеріалів , які включені до Національного Технічного Університету «Харківський Політехнічний Інститут» в розрізі форматів аркушів не ведеться. Таблиця 1 Технічного завдання «Стан та опис документів» містить вичерпну інформацію щодо орієнтовного відсотку документів формату А4, А3 та А2. Так, відповідно до п. 1 Таблиці 1, Справи містять сторінки до формату А4, формату А4 та аркуші формату А3 (10-15% від 1 типу справ), також в справах присутня калька, старі листи, пожовклі та ветхі листи, листи з пошкодженими краями (1-3% всієї типу справи). Відповідно до п. 2 Таблиці 1, Справи містять сторінки до формату А4, формату А4, сторінки до формату А3, формату А3, присутня калька, старі листи, пожовклі та ветхі листи, листи з загасаючим текстом (5-10% всієї типу справи). Відповідно до п. 3 Таблиці 1, Справи містять ветхі та пожовклі документи, аркуші форматом до А2, присутня калька, старі листи які містять розриви країв аркушів, листи з загасаючим текстом (30% від загальної кількості аркушів). Відповідно до п. 4 Таблиці 1, Справи містять ветхі та пожовклі документи, що складаються з старих листів які містять розриви країв аркушів і кальки або листів з загасаючим текстом (калька - 80% від загальної кількості). Таким чином, при аналізі вихідних даних, які містяться у Таблиці 1 Технічного завдання, Учасник взмозі отримати необхідну йому інформацію щодо орієнтовного відсотку документів формату А4, А3 та А2 в повному обсязі. … Ще

Уточнення вимог Технічного завдання

Є відповідь

12 жовт. 2020 13:07

Згідно п.4.14 визначено перелік індексних ознак для оцифрованих архівних справ, тобто кожна справа повинна мати відповідний набір ознак. Крім того, п.5.1 результатом послуг визначає електронні файли архівних справ і базу даних індексних ознак цих справ. Разом з тим, п.4.11 визначає вимогу щодо конвертації і збереження електронного графічного образу кожного документу в окремий файл формату .pdf, обробки сторінок документу, що дозволить знаходити потрібний документ. З урахуванням викладеного, просимо надати роз’яснення що саме є кінцевим результатом – база архівних справ або база документів? Про якого роду конвертацію і обробку йде мова в зазначеному пунктів? Про які можливості пошуку документів і за якими параметрами? З урахуванням цього, внести відповідні корективи до документації … Ще

Відповідь:

15 жовт. 2020 14:47

Дослідивши вимогу, Замовник повідомляє, що відповідно до вимог п. 4.11. Додатку 1 до Тендерної документації, під обробкою електронних графічних образів, мається на увазі процес доведення електронних копій оригіналів матеріалів Національного Технічного Університету «Харківський Політехнічний Інститут» до читабельного та якісного зовнішнього вигляду для подальшої індексації та перегляду документу, а саме: - Сканування документів (паперових носіїв), обладнанням без здійснення розшивання та пошкодження скріплення . - Вирівнювання по горизонталі та вертикалі (або по тексту, в залежності від зовнішнього вигляду документу). - Обрізка країв. - Видалення плям, затемненості, подавлення фону та інше. - Конвертація і збереження електронного графічного образу кожного документу ( архівна справа) в окремий файл формату .pdf. - Обробка матеріалів сторінок з метою впорядкувати їх за допомогою пошукового індексу. (Кількість індексів 7 (П. 4.12. ) Що дозволить знаходити потрібний документ за вказаними параметрами. Відповідно до вимог п. 4.14 Додатку 1 до Тендерної документації, до бази даних індексів архівної справи вноситься наступна інформація: 1) архівний номер; 2) прізвище; 3) ім’я; 4) по батькові; 5) рік народження; 6) рік вступу 7) назва інституту . Яка за результатами виконаних робіт може буде перенесена до модулю системи збереження даних Замовника для подальшого пошуку та перегляду вищезазначених даних. Таким чином, Тендерна документація містить вичерпний перелік пошукових індексів, у зв’язку із чим, Замовник не має необхідності вносити зміни до Тендерної документації. … Ще

Уточнення вимог Технічного завдання

Є відповідь

12 жовт. 2020 13:08

Згідно з п.3.1 Технічного завдання для оцифрування відібрані - особові справи студентів, особові справи професорсько-викладацького складу та молодшого допоміжного персоналу, а також книги наказів та розпоряджень і описи особових справ. Відповідно до п.4.14 кожна справа повинна мати набір індексних ознак, в т.ч. прізвище, ім’я, по батькові, рік народження, рік вступу. Надайте роз’яснення за яким правилом має бути визначені індексні ознаки книги наказів та розпоряджень і описи особових справ - прізвище, ім’я, по батькові, рік народження, рік вступу. … Ще

Відповідь:

15 жовт. 2020 14:47

Дослідивши питання, Замовник повідомляє, що відповідно до вимог п. 4.14. Додатку 1 до Тендерної документації, до бази даних індексів архівної справи вноситься наступна інформація: 1) архівний номер; 2) прізвище; 3) ім’я; 4) по батькові; 5) рік народження; 6) рік вступу 7) назва інституту . Яка за результатами виконаних робіт може буде перенесена до модулю системи збереження даних Замовника для подальшого пошуку та перегляду вищезазначених даних. Таким чином, визначені індексні ознаки книги наказів та розпоряджень і описи особових справ мають бути визначені відповідно п 4.14, за наявності відповідних даних. … Ще

Перетворення архівних матеріалів Національного Технічного Університету «Харківський Політехнічний Інститут» в електронний (цифровий) вигляд

Звернення до предметів закупівлі

Інформація про замовника