Надання послуг, що є предметом закупівлі, передбачає: створення (сканування, обробка) електронних копій (файлів) архівних документів фонду № Р-1 “Виконавчий комітет Київської міської ради депутатів”, що зберігається у Державному архіві м. Києва в обсязі … 64122 односторонніх аркушів; індексацію електронних файлів сторінок архівних спарав по ключовим признакам; формування інформаційного ресурсу (масиву електронних файлів, сканованих архівних документів) та завантаження його до електронної бази даних.

Технічні вимоги на закупівлю 1. Надання послуг, що є предметом закупівлі, передбачає: створення (сканування, обробка) електронних копій (файлів) архівних документів фонду № Р-1 “Виконавчий комітет Київської міської ради депутатів”, що зберігається у … Державному архіві м. Києва в обсязі 64122 односторонніх аркушів; індексацію електронних файлів сторінок архівних спарав по ключовим признакам; формування інформаційного ресурсу (масиву електронних файлів, сканованих архівних документів) та завантаження його до електронної бази даних. Вид документів: рішення виконавчого комітету Київської міської ради депутатів з додатками до них, які містяться у зброшурованих справах. Формат аркушів: А3, А4. Односторонні. Записи в документах друковані. Створені електронні копії повинні мати наступні якісні характеристики: Розподільча здатність 300 DPI – базова, 400-600 DPI (в залежності від якості паперового носія — таким чином, щоб електронна копія була якісна для читання та друку в похідному розмірі) Режим кольору Відтінки сірого 8 біт — базовий, кольоровий — для окремих не контрастних, не чітких образів (в залежності від якості оригіналу — таким чином, щоб електронна копія була якісна для читання та джруку в похідному розмірі) Динамічний діапазон (оптична щільність) сканування Не менше 2D Метод оцифровки/сканування Сканування повинно виконуватися за допомогою обладнання, яке не використовує при оцифровці інтерполяцію з поділенням кольору фільтром Байєра Враховуючи розриви країв аркушів, зминання, закручування кутів, затирання тексту документів, їх сканування повинно здійснюватися посторінково, без розшивання документів. Обладнання і технологія сканування повинні виключити можливість пошкодження аркушів і палітурки архівних справ. Для сканування документів повинно використовуватися спеціалізоване обладнання для сканування зброшурованих справ. 2. Мінімальні технічні умови для обладнання: формат сканування оригіналів: до А3 включно; режими сканування: 8-bit GS, color 24-bit; розподільча здатність: 300-600 dpi; формати файлів: JPEG, PDF. 3. Під обробкою електронних графічних образів мається на увазі: вирівнювання по горизонталі та вертикалі; обрізка країв; усунення муару; компенсація фону; висвітлення затухаючого тексту; вирівнювання контрасту та яскравості; видалення артефактів, які заважають читабельності. 4. Під індексацією мається на увазі процес присвоєння метаданих електронним графічним образам документів, формування інформаційного ресурсу та завантаження його в електронну базу даних рішень виконавчого комітету Київської міської ради депутатів. Введення інформації здійснюється у відповідності до оригіналу документа з використанням шрифтів сучасної російської, української та англійської мови. Правила індексації документів, перелік індексних даних, що підлягають уніфікації узгоджуються і затверджуються у період уточнень. Формат записів бази даних: *.xml (за умовчанням). Структура запису, папок з файлами документів узгоджується у період уточнень. 5. Вимоги до устаткування: Всі послуги (роботи) з сканування, оброблення та індексації виконуються на обладнанні виконавця. Для сканування документів повинно використовуватися спеціалізоване промислове обладнання для сканування зброшурованих документів. Вимоги до спеціалізованого програмного забезпечення: система виправлення (корекції) перегибів сторінок; інтегроване управління кольором; система підвищення контрастності; функція очистки зображення; функція обрізки і масштабування; функція маскування; функція використання динамічного порогу чорного/білого. Загальна сума робіт складає 190,0 тис. грн. Вартість оцифровки одного аркушу документу встановлюється сторонами при підписанні договору в залежності від фізичного стану документів (затухаючий текст, зношеність паперу, нестандартний формат аркушів). 6. Для підтвердження відповідності кваліфікаційним критеріям учасник у складі своєї кваліфікаційної пропозиції надає наступні документи Кваліфікаційний критерій Вимоги до критерію 1. Наявність працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід. 1. Учасник повинен мати у складі працівників, які безпосередньо здійснюють оцифрування (сканування) документів, роботу з програмним забезпеченням з розпізнавання текстів і обробки даних, в тому числі індексування, а також всіх інших необхідних для оцифрування дій. 2. Наявність досвіду виконання аналогічних договорів. Учасник повинен мати досвід роботи на ринку оцифрування не менше ніж 3 роки та підтвердити виконання аналогічних робіт. 3. Наявність обладнання та матеріально- технічної бази. 1.Учасник повинен мати приміщення, придатне для роботи з документами Національного архівного фонду, програмне забезпечення, комп’ютерне обладнання для повноцінного надання послуг з оцифрування (сканування) документів, що відповідають технічним вимогам. Під індексацією мається на увазі процес присвоєння метаданих електронним графічним образам документів, формування інформаційного ресурсу та завантаження його в електронну пошукову базу даних рішень виконавчого комітету Київської міської ради депутатів. Кожному електронному графічному образу мають бути присвоєні невід’ємні метадані: - вид документу (протокол, стенограма, рішення, розпорядження, постанова); - дата рішення (протоколу, стенограми, розпорядження, постанови); виконавчого органу Київської міської ради; - номер рішення (протоколу, стенограми, розпорядження, постанови); виконавчого органу Київської міської ради; - адреса (будівництва, введення землі в експлуатацію тощо); - найменування установи, підприємства, організації (надання землі, житла, гаражів тощо); - ПІБ особи (надання житла, взяття на квартоблік тощо); - перейменування вулиць (стара-нова назва); - фонд, в якому міститься оригінал; - опис, в якій числиться оригінал; - справа, в якій міститься оригінал; - сторінка фізичної архівної справи, де міститься оригінал. Відповідно до частини 3 розділу V Правил роботи архівних установ України, затверджених Наказом Міністерства юстиції України від 08.04.2013 №656/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 10.04.2013 за №584/23116 із змінами при транспортуванні архівних документів необхідно вжити заходи щодо їх охорони та захисту від впливу шкідливих факторів навколишнього середовища та механічних пошкоджень шляхом застосування спеціальних видів пакувань. Транспортування документів на далекі відстані здійснюється відповідно до правил перевезення цінних вантажів, встановлених для відповідних видів транспорту. Документи, які підлягають оцифровуванню відносяться до документів Національного архівного фонду України, містять соціально значущу інформацію та постійно використовуються для підготовки відповідей на запити громадян, судових органів та органів прокуратури, що унеможливлює переміщення їх за межі архіву.