Згідно п 1 Додатку 6 щодо Переліку документів на підтвердження відповідності пропозиції технічним вимогам тендерної документації, Якщо учасник не є виробником запропонованого товару до постачання, надати (пп. 1.1 та 1.2):
- Оригінал гарантійного листа від виробника/дистріб'ютора/дилера тощо.
Просимо повідомити, як мають оформлюватися оригінали подібних документів у тендерній пропозиції, ...
якщо в наявності є лише сканована версія документа з печатками та підписами сторін.
«На порушене питання повідомляємо, що:
Оригінал службового документа – це власне сам документ, створений першоджерелом та, що має оригінальний підпис посадової (службової) особи установи.
Копія документу – документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках - деяких його зовнішніх ознак. Копія документу створюється ручним або автоматичним способом (шляхом перемальовування, фотокопіювання, сканування і т.д.). Отриманий екземпляр за загальним
…
правилом не має юридичної сили оригінального документа. Копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку.
Відповідно до статті 7 Закону України від 22.05.2003р №851-IV “Про електронні документи та електронний документообіг” оригінал електронного документу - електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис». Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.
Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом.Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку встановленому законодавством.
Отже, оригінал документа є першоджерелом для похідних від нього документів, таких як копія.
Сканування/Копіювання – це спосіб відтворення документа, перенесення зображення або тексту.
Відповідно до п. 31 Особливостей та п.1 розділу 3 «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» тендерної документації: Тендерна пропозиція подається в електронній формі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, у яких зазначається інформація про ціну, інші критерії оцінки (у разі їх встановлення замовником), інформація від учасника процедури закупівлі про його відповідність кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям (у разі їх (його) встановлення, наявність/відсутність підстав, установлених у пункті 47 цих особливостей і в тендерній документації, та шляхом завантаження необхідних документів, що вимагаються замовником у тендерній документації.
Отже, якщо вказано «оригінал гарантійного листа» це може бути оригінал службового документа з власноручним підписом, який пройшов процес сканування у кольоровому форматі АБО оригінал електронного документа з цифровим підписом особи, що його видала.».
